Problem Solving (Part 2)

Untuk melakukan pemecahan permasalahan, seorang pengelola organisasi perlu mengetahui urutan melakukannya. Memang, di dalam kenyataannya, tidak semua permasalahan harus diselesaikan dengan urutan berikut ini, dapat saja terbolak-balik sesuai situasi dan kondisi saat itu. Namun tidak ada salahnya jika kita mengetahui metode pemecahan masalah. Bagaimanapun juga, hasil kerja yang metodik akan lebih dihargai dibandingkan dengan kerja berdasarkan insting ataupun feeling.

Berikut merupakan skema urutan berpikir dalam pemecahan masalah:

1.    Mengidentifikasi Permasalahan.

Untuk mengatasi permasalahan, terlebih dahulu kita harus mengetahui duduk perkara sebenarnya termasuk pihak-pihak terkait dan akibat yang dapat ditimbulkan. Identifikasi terhadap permasalahan memungkinkan kita untuk membangun orientasi pemecahan permasalahan.

2.    Mengidentifikasi Alternatif

Setelah mengetahui duduk perkaranya, kita perlu menentukan alternatif yang dapat digunakan sebagai upaya pemecahan permasalahan. Dapat dikatakan, identifikasi yang dilakukan merupakan analisis awal dalam menentukan action plan. Action plan ini dapat berjumlah beberapa karena sifatnya memeng masih mengira-ira.

3.   Eksplorasi terhadap Alternatif

Untuk mengetahui apakah rencana yang telah kita buat dapat berjalan secara efektif, maka perlu kita lakukan eksplorasi terhadap alternatif-alternatif rencana tersebut. Dari sini, kita dapat mengetahui tingkat keberhasilan rencana dan mengupayakan rencana cadangan untuk mengkovernya. Dalam tahap ini, dapat dikatakan sebagai pematangan rencana aksi (action plan).

4.    Aksi atau Eksekusi

Aksi atau eksekusi adalah proses pelaksanaan rencana seperti yang telah dibuat sebelumnya. Di dalam proses ini, mungkin saja terjadi perancangan ulang strategi dari rencana yang telah dibuat, hal ini disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi. Satu hal yang perlu ditekankan dalam proses ini adalah orientasi awal, yakni memecahkan masalah sesuai dengan tujuan organisasi.

5.   Memonitor Efek Tindakan

Dalam tahap ini, eksekutor menganalisis hasil tindakan yang telah dilakukannya. Sejauh manakah tindakan itu berhasil dan apakah sudah sesuai dengan ekspektasi. Jika ternyata belum terpenuhi sebagaimana ekspektasi awal, maka perlu dilakukan langkah-langkah sebagaimana pemecahan masalah semenjak awal, yakni dimulai dari mengidentifikasi permasalahan.

Di dalam kehidupan berorganisasi, proses semacam ini hendaknya dimiliki oleh setiap anggota organisasi dan tertanam sebagai sebuah keterampilan proses. Oleh karena itulah, problem solving hendaknya ditanamkan semenjak awal berorganisasi.

(Problem Solving; materi oleh Anies Baswedan, Ph.D. -Rektor Universitas Paramadina- dalam Kursus Pengelola Dewan Kerja (KPDK) Pramuka Tingkat Nasional; Cibubur, Jakarta Timur, 28 januari 2011)

Problem Solving (Part 1)

Problem solving atau pemecahan masalah merupakan metode yang penting diketahui oleh seorang pengelola orgaisasi. Problem solving merumuskan hal-hal yang menjadi masalah, karakteristik masalah, faktor permasalahan, proses mengatasi masalah, dan hasil yang diharapkan atas usaha pemecahan masalah tersebut.

Adanya suatu masalah dikarenakan terdapat kesenjangan antara kondisi ideal atau harapan (expectation) dengan kondisi nyata yang dihadapi atau realitas (actual/reality state).

Untuk mendekatkan jarak antara harapan dengan realitas, dibutuhkan

1. Knowledge
2. Creativity (Thinking outside the box)

Knowledge atau pengetahuan merupakan faktor penting bagi seorang pengelola organisasi untuk menentukan orientasi pemecahan masalah yang dihadapinya. Pengetahuan akan memeberikan pertimbangan-pertimbangan dan gambaran pemecahan masalah. Semakin luas pengetahuan yang dimiliki, semakin banyak peluang atas usaha pemecahan masalah yang dapat dilakukan. Namun, terkadang banyaknya pertimbangan justru mengahambat pergerakan (usaha) seorang pengelola organisasi untuk mengambil tindakan. oleh karena itulah diperlukan faktor kedua, yaitu kreativitas.

Kreativitas dapat diartikan sebagai kemampuan memanipulasi cara dalam rangka pemecahan masalah. Kreativitas akan memunculkan keterampilan proses. Membicarakan kreativitas, tidak dapat terlepas dari pola berfikir di luar kotak (thinking outside the box). Seorang pengelola organisasi yang kreatif akan selalu punya cara untuk memecahkan masalah. Di dalam pikirannya akan terstruktur skema pergerakan. Ia juga akan melakukan tindakan berlapis. Apabila rencana A gagal, maka ia beralih ke rencana B, apabila rencana B masih gagal juga, beralihlah ke rencana C, begitulah seterusnya.

A Public Relationship Theory

Public Relationship atau yang biasa kita kenal sebagai Kehumasan (Hubungan Kemasyarakatan) merupakan salah satu faktor penting di dalam penyelenggaraan suatu organisasi. Melalui Humas, sebuah organisasi memungkinkan untuk mempublikasikan kegiatannya, mengajak masyarakat melakukan sesuatu, menyatakan tanggapan terhadap suatu hal, dan bahkan juga menanamkan pengaruh kepada publik.

Humas dapat dilakukan secara interaksi langsung maupun melalui media perantara. Sekarang ini telah banyak pilihan media massa yang dapat dipergunakan sebagai media perantara humas. Namun ada prinsip-prinsip humas yang harus diperhatikan, umumnya disingkat sebagai “AUDIENCE”.

“AUDIENCE” adalah:

Analyze. Analyze merupakan usaha menyelidiki cara-cara yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi kehumasan.

Understand. Dalam menyampaikan informasi kepada khalayak umum, kita perlu memperhatikan pulakara kteristik pihak yang ingin kita ajak berkomunikasi.

Demographic. Wilayah beserta karakteristiknya perlu menjadi perhatian serius mengingat hal ini berpengaruh terhadap cara kita menyampaikan informasi.

Interest. Kecenderungan minat pihak yang akan dijadikan sasaran humas sangat berpengaruh terhadapkeberhasilan humas. Minat ini banyak dipengaruhi oleh gaya hidup, kondisi psiko-sosal, politik, ekonomi, edukasi, sains dan teknologi, serta hal-hal berpengaruh lainnya.

Environment. Lingkungan kehidupan dapat mengubah persepsi orang dengan seketika. Hal ini pula yang harus diperhatikan dalam menjalin kehumasan.

Needs. Orientasi pemenuhan kebutuhan seseorang akan berdampak pada tindakan yang dilakukannya. Sejauh mana informasi tersebut berpengaruh terhadap pemenuhan kebutuhan seseorang, turut pula berpengaruh terhadap kesuksesan humas.

Customize. Apabila sudah mengetahui hal-hal yang berpengaruh terhadap kesuksesan humas, maka perlu suatu cara untuk mengemas informasi. Pengemasan informasi yang tepat, membuat humas dapat berhasil dilaksanakan dengan baik.

Expectation. Apakah timbal-balik yang diharapkan dapat muncul dari humas ini? Tentunya prinsip win-win solution harus diperhatikan.

Teori ini hanyalah sebagian kecil dari banyak yang hal berkaitan dengan humas, semoga bermanfaat.

Membuka Selebar-Lebarnya Jendela Joe-Harry

Jendela Joe-Harry (Joe-Harry’s Windows) adalah teori yang dikemukakan oleh 2 orang ahli psikologi asal Amerika Serikat bernama Joseph dan Harry.

Joseph dan Harry banyak berkonsentrasi pada hubungan interpersonal, dimana di dalamnya banyak dipengaruhi oleh persepsi internal individu terhadap lingkungannya (eksternal). Dalam hubungan interpersonal tersebut, Joe dan Harry mengemukakan 4 pembagian hal-hal yang berkenaan dengan persepsi individu. Keempat hal tersebut digambarkan dalam diagram berikut:

Kolom “PUBLIC” berisi hal-hal yang diketahui oleh seorang individu dan lingkungannya pun mengetahuinya.

Kolom “BLIND” berisi hal-hal yang tidak diketahui oleh seorang individu namun lingkungannya mengetahuinya.

Kolom “PRIVATE” berisi hal-hal yang diketahui oleh seorang individu namun lingkungannya tidakmengetahuinya.

Dan kolom “UNKNOWN” berisi hal-hal yang tidak diketahui oleh individu tersebut maupun oleh lingkungannya.

Dalam kehidupan berorganisasi, teori Jendela Joe-Harry ini sering digunakan dalam membentuk kesatuan jiwa organisasi. Seorang anggota sebuah organisasi hendaknya bersikap terbuka terhadap rekan-rekan seorganisasinya. Yaitu dengan memperluas kolom “PUBLIC” dan mempersempit kolom “BLIND”, “PRIVATE”, dan “UNKNOWN”. Khusus untuk kolom “UNKNOWN”, hanya Tuhan yang tahu. Mengapa demikian? Cermatilah pengertian dari kolom “UNKNOWN” itu sendiri.

Salah satu hal yang perlu banyak dimasukkan ke dalam kolom “PUBLIC” adalah karakteristik atau sifat-sifat seorang anggota organisasi. Dengan saling mengerti karakteristik masing-masing anggota organisasi, diharapkan para anggotanya tersebut mampu menjalankan fungsi manajemen yang baik. Tujuannya tidak lain adalah mencapai tujuan organisasi tersebut.

Penanaman teori Jendela Joe-Harry ini sebaiknya dilakukan pada saat awal pembentukan kepengurusan suatu organisasi. Hal ini dimaksudkan supaya para anggota organisasi segera dapat mengenali karakteristik rekan-rekannya sehingga mampu membentuk orientasi kemitraan untuk melaksanakan sistem manajerial yang baik.

Semoga bermanfaat.

Mau ke Buper Jamda 2010?

Bagi Kakak-Kakak, Bapak, Ibu, Adik, Om, Tante, Pakdhe, Budhe, Siwa, Simbah, (Paduka?) yang ingin pergi ke Buper Jamda 2010, bisa menggunakan panduan jalan berikut ini. Semoga bermanfaat.

1. Koridor 1 (Arah dari Kota Yogyakarta)

Lewat Jalan Wonosari, menuju arah Piyungan. Dari Piyungan ke arah: Patuk – Sambipitu – Gading (bangjo perempatan, lalu bangjo pertigaan seletah lanud) – Playen – Paliyan. Dari Pasar Paliyan, ikuti arah ke Saptosari. Buper Jamda 2010 terletak +/- 300 meter dari Pasar Paliyan tersebut.

2. Koridor 2 (dari arah Klaten)

Dari Klaten langsung menuju ke arah Cawas/Manyaran. Dari Cawas/Manyaran, langsung ikuti arah ke: Semin (Gunungkidul) – Karangmojo – Wonosari – Playen – Paliyan.

Dari Pasar Paliyan, ikuti arah ke Saptosari. Buper Jamda 2010 terletak +/- 300 meter dari Pasar Paliyan tersebut.

3. Koridor 3 (dari arah Wonogiri)

Dari arah Wonogiri langsung menuju arah Pracimantoro. Pracimantoro lalu ke arah: Rongkop (Gunungkidul) – Semanu – Wonosari – Playen – Paliyan.

Dari Pasar Paliyan, ikuti arah ke Saptosari. Buper Jamda 2010 terletak +/- 300 meter dari Pasar Paliyan tersebut.

4. Koridor 4 (dari arah Dlingo/Imogiri)

Dari Dlingo: Playen – Paliyan (Jalan naik turun, tikungan tajam. Tidak disarankan bagi yang belum terbiasa dan bagi kendaraan bermuatan berat, seperti bus, truk, dsb. Akan lebih baik jika menggunakan mobil 4WD)

Dari Imogiri: Panggang – Saptosari – Paliyan

Dari Pasar Paliyan, ikuti arah ke Saptosari. Buper Jamda 2010 terletak +/- 300 meter dari Pasar Paliyan tersebut.

Alamat Buper Jamda 2010:

Medan Latihan Dodiklatpur Rindam IV/Diponegoro (lebih dikenal oleh masyarakat dengan istilah PUSLATPUR Paliyan), Jalan Paliyan-Saptosari km 1, Desa Karangduwet, Kecamatan Paliyan, Kabupaten Gunungkidul.

Jamda Sebentar Lagi

Jamda sudah semakin dekat. Be prepared (bersiaplah)!

Download Buku Panduan Jamda 2010 lewat link di bawah ini:

Selamat Datang, Jambore Daerah Tahun 2010!

Kwartir Daerah Gerakan Pramuka Daerah Istimewa Yogyakarta sebentar lagi akan menyelenggarakan kegiatan Jambore Daerah tahun 2010 yaitu pada tanggal 2 sampai dengan 6 Oktober 2010. Bertindak sebagai tuan rumah kegiatan adalah Kwartir Cabang Gunungkidul yang mengambil lokasi perkemahan di Medan Latihan Dodiklatpur TNI AD Rindam IV Diponegoro, Desa Karangduwet, Kecamatan Paliyan, Kabupaten Gunungkidul. Jaraknya kurang lebih 44 km dari pusat Kota Yogyakarta.
Jambore Daerah 2010 ini akan diikuti oleh lebih dari 2.200 orang Pramuka Penggalang dari berbagai Gugusdepan di Provinsi daerah Istimewa Yogyakarta. Ribuan peserta tersebut nantinya akan mengikuti berbagai kegiatan, diantaranya adalah caving, mountaineering, tracking, diskusi Kepramukaan, pentas seni, dan masih banyak lagi lainnya.
Mari, bersama-sama kita sukseskan Jambore daerah tahun 2010 ini.
“BERSAHABAT, CINTA ALAM DAN BERBUDAYA!”

Unduh pula dokumen yang Kakak butuhkan melalui link di bawah ini:

Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan Jambore Daerah Tahun 2010

Biodata Panitia Penyelenggara

Biodata Panitia Pelaksana

Perubahan Jadwal Seleksi Calon DKC 1203

Mengingat pada tanggal 6 – 8 Agustus 2010 akan diselenggarakan kegiatan Kemah Budaya Daerah 2010 hasil kerja sama antara Kwartir Daerah Gerakan Pramuka Daerah Istimewa Yogyakarta, Balai Pelestarian Peninggalan Purbakala Provinsi DIY, dan Benteng Vredeburg DIY, serta dari unsur DKC 1203 Gunungkidul turut serta dilibatkan baik ke dalam Sangga Kerja maupun Tim Persiapan Kontingen Cabang, maka jadwal seleksi calon anggota DKC 1203 Gunungkidul diubah menjadi:

9 Agustus 2010 : Ujian tulis —> semula 7 Agustus 2010

10 Agustus 2010 : Ujian wawancara (interview) —> semula 8 Agustus 2010

11 Agustus 2010 : Penantingan (Penandatanganan surat pernyataan) —> semula 9 Agustus 2010

Sedangkan jadwal lainnya sampai saat ini belum terdapat perubahan. Untuk pemberitahuan secara resmi akan segera diedarkan kepada masing-masing Kwartir Ranting. Demikian agar menjadi periksa. Terima kasih.

Resafel Kepengurusan DKC 1203

Dewan Kerja Cabang Gerakan Pramuka Kwartir Cabang 1203 Gunungkidul akan segera menyelenggarakan seleksi calon anggota guna menggantikan beberapa posisi yang akan segera kosong. Direncanakan bulan Juli 2010 ini seleksi akan diselenggarakan. Bagi seluruh anggota Pramuka Penegak dan Pandega di wilayah Kwartir Cabang 1203 Gunungkidul dimohon berpartisipasi. Informasi akan segera kami sebarkan ke masing-masing Kwartir Ranting yang ada di Gunungkidul. Untuk sementara ini masih dalam tahap persiapan kegiatan, jadi nantikan terus informasi dari kami. Be prepared!

SPBU Pertamina Pasti Pas, Pasti?

Bukan maksud saya untuk membuat opini jelek tentang SPBU Pertamina Pasti Pas. Justru sebaliknya, saya adalah seseorang yang menyambut gembira usaha Pertamina untuk meningkatkan mutu SPBUnya dengan program SPBU Pertamina Pasti Pas. Dengan adanya standar Pasti Pas ini, setiap SPBU diharapkan memberikan pelayanan yang baik kepada para pelanggannya. Dan saya optimis akan hal tersebut.

Namun, setelah sekian lama saya amati, ternyata masih ada beberapa SPBU Pertamina berstatus Pasti Pas yang masih memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan asal-asalan (mohon tidak tersinggung). Ya…, seragam memang baru, cat baru, pompa baru, tetapi pelayanan masih lama. Padahal, di SPBU tersebut, di dekat mesin pompa, terdapat sebuah tulisan berisi hak-hak konsumen dan kewajiban petugas SPBU. Bahkan untuk sekedar menyapa, “Selamat pagi, mau isi berapa?”, sepertinya beraaaa….at sekali. Seperti yang saya alami di sebuah SPBU di Kota Yogyakarta, petugasnya hanya mendongakkan kepala. Saat saya hanya diam, dia malah marah-marah, katanya, “Mau isi bensin apa mau bengong, Mas?”. Apakah seperti itu seharusnya yang terjadi di sebuah SPBU Pertamina Pasti Pas? Tentu saja tidak. Saya ambil contoh di sebuah SPBU Pertamina Pasti Pas di Jalan Wonosari, Gading, Gunungkidul. Semenjak awal, bahkan belum berstatus Pasti Pas, para petugas di sana selalu memberikan pelayanan yang baik keada para pelanggan yang datang. Setelah mendapat status Pasti Pas hingga saat ini pun, SPBU ini konsisten memberikan pelayanan yang baik. Saya berfikir, alangkah baiknya jika semua SPBU seperti ini.

Saya, yang mungkin juga memiliki opini yang sama dengan masyarakat luas lainnya, mengharapkan ketegasan dari Pertamina untuk segera mengambil tindakan kepada SPBU Pertamina Pasti Pas yang masih bandel dengan mempermainkan status Pasti Pasnya tersebut. SPBU tersebut tidak akan mungkin kehilangan pelanggan, saya yakin. Karena ke mana lagi orang mau membeli bensin atau solar jika tidak ke SPBU Pertamina? Oleh karena itu, sudah sewajarnya jika SPBU tersebut memberikan pelayanan yang  terbaik kepada para pelanggan.

Melalui tulisan ini, saya hanya bermaksud menyuarakan opini saya. Tanpa ada maksud untuk merendahkan, mendiskreditkan, atau berbuat kerugaian kepada orang lain. Ya…., mungkin ada orang Pertamina yang kebetulan membaca tulisan ini dan bisa berbuat yang terbaik untuk masyarakat. Mohon tidak ada satu pun yang merasa direndahkan, namun justru menyadari tulisan ini sebagai masukan dari masyarakat yang cinta Pertamina. Saya orang Gunungkidul yang akan terus mendukung Pertamina. Pertamina, jaya!!!